Het vergaderseizoen begint binnenkort!

Ten minste één keer per boekjaar dient een (formele) algemene vergadering (“AV”) te worden gehouden, ook wel aangeduid als de (verplichte) jaarvergadering of gewone algemene vergadering, dan wel dient een besluit buiten vergadering te worden genomen. De statuten kunnen bepalen dat deze verplichte jaarvergadering of besluitvorming buiten vergadering binnen een bepaalde termijn, bijvoorbeeld binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, dient plaats te vinden.

Hoe valt in de ‘Corona periode’ aan deze verplichting te voldoen als de aandeelhouders van een BV niet fysiek bij elkaar willen, kunnen of mogen komen?

De volgende punten zijn van belang:

• Een volledig ‘virtuele’ formele AV is niet toegestaan;
• Een mengvorm van een ‘virtuele’ en ‘gewone’ AV (de hybride variant) is toegestaan als de statuten van de BV dat toestaan en de aan een dergelijke wijze van vergaderen verbonden voorschriften in acht zijn genomen. De AV vindt dan op de gebruikelijke wijze plaats, althans in ieder geval de voorzitter en notulist zijn aanwezig, maar de aandeelhouder kan ‘op afstand’ aan de AVA deelnemen;
• Besluitvorming van aandeelhouders kan op andere wijze dan in een formele algemene vergadering plaatsvinden, mits alle vergadergerechtigden met deze wijze van besluitvorming hebben ingestemd. Degene die besluitvorming buiten vergadering entameert, dient de instemming van alle vergadergerechtigden te verkrijgen en – als daarover achteraf onduidelijkheid ontstaat – te bewijzen. De stemmen moeten schriftelijk worden uitgebracht. De stemmen gelden ook als schriftelijk uitgebracht indien het besluit schriftelijk of elektronisch is vastgelegd, waarbij wordt vermeld op welke wijze ieder van de aandeelhouders heeft gestemd. De statuten van de BV kunnen dit laatste echter uitsluiten of nadere eisen stellen.
• Voor zowel de AV als de besluitvorming buiten vergadering geldt dat de bestuurders en de commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid moeten worden gesteld om advies uit te brengen.

Als de hybride variant niet mogelijk is, zou besluitvorming buiten vergadering een mogelijkheid kunnen zijn om alsnog een besluit te nemen zonder fysiek bij elkaar te komen. Besluitvorming buiten vergadering heeft normaal gesproken echter slechts betrekking op het nemen van afzonderlijke ‘losse’ besluiten (denk aan een ontslag- of benoemingsbesluit). Het zou geen omweg moeten zijn om alsnog een niet-toegestane virtuele formele AV te beleggen. Maar als alle vergadergerechtigden instemmen met deze wijze van besluitvorming, zouden we er in deze tijden dan niet praktisch mee moeten omgaan?