Niet vergeten: UBO’s registreren

Sinds 27 september 2020 kunnen/ moeten vennootschappen en andere organisaties UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) registreren. De UBO’s moeten uiterlijk 27 maart 2022 geregistreerd zijn in het UBO-register. De Kamer van Koophandel (KvK) stuurt momenteel stapsgewijs aan organisaties die hier (mogelijk) aan moeten voldoen, informatie-/ herinneringsbrieven. Het is niet nodig om deze brief af te wachten, UBO’s kunnen direct via de website van de KvK (of per post) worden opgegeven. In deze blog leg ik uit welke organisaties een opgave moeten doen, wie de UBO’s van de organisatie kunnen zijn en welke consequenties het niet opgeven van UBO’s kan hebben.

Wie zijn UBO’s?

UBO’s zijn de uiteindelijke belanghebbenden van een organisatie. De vraag of er sprake is van een UBO, hangt af van de rechtsvorm. Bij de Besloten Vennootschap (BV) zijn dat bijvoorbeeld natuurlijke personen die:

meer dan 25% stemrecht hebben;
meer dan 25% economisch belang hebben in de organisatie;
voor meer dan 25% aandeelhouder zijn, en/ of;
feitelijke zeggenschap hebben.

Als er geen personen aan te wijzen zijn die voldoen aan de hiervoor genoemde vereisten, dan worden alle personen die als bestuurder zijn ingeschreven in het handelsregister, opgegeven als UBO’s.
Voor andere organisaties (zoals de vof en de stichting) kunnen ook nog de volgende kenmerken van toepassing zijn:

personen voor wie 25% van het vermogen bedoeld is/ aan wordt doorbetaald;
personen die voor meer dan 25% gerechtigde van het vermogen zijn, en/of;
personen die meer dan 25% stemrecht hebben bij een besluit tot statutenwijziging.

Welke organisaties moeten UBO’s opgeven?

De volgende organisaties moeten in ieder geval UBO’s opgeven:

BV’s en NV’s (niet-beursgenoteerd), stichtingen, verenigingen (met onderneming en/of volledige rechtsbevoegdheid), onderlinge waarborgmaatschappijen, coöperaties, personenvennootschappen (vof, cv en maatschappen), Europese vennootschappen/ samenwerkingsverbanden alsmede kerkgenootschappen.

Welke organisaties zijn uitgezonderd van deze regeling?

Eenmanszaken, BV’s en NV’s (beursgenoteerd) en hun 100% dochtermaatschappijen, VvE’s, verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven, publiekrechtelijke rechtspersonen, rechtspersonen die in oprichtingsfase zitten en andere (overige) rechtspersonen waarvoor geen verplichting bestaat (zoals buitenlandse vennootschappen) zijn (vooralsnog) uitgezonderd van deze regeling.

Hoe kunnen UBO’s worden opgegeven?

UBO’s kunnen online of per post worden opgegeven bij de KvK.

Worden de UBO-gegevens gepubliceerd?

Sommige gegevens van UBO’s, zoals de voor- en achternaam, de geboortemaand en het jaar, het woonland, de nationaliteit(en) en het geregistreerde belang, zijn openbaar.Andere gegevens zoals de geboortedag, het woonadres, de geboorteplaats zijn niet openbaar. Bevoegde autoriteiten kunnen deze gegevens wél inzien in het kader van onderzoek naar misbruik / strafbare feiten.
Soms kunnen gegevens worden afgeschermd, bijvoorbeeld bij minderjarige UBO’s. De bevoegde autoriteiten en/of andere instellingen die volgens de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme) onder meer verplicht zijn om de identiteit van personen te controleren, hebben toegang tot deze (afgeschermde) gegevens.

Wat is de consequentie van niet registreren?

De KvK geeft aan het Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst, die belast is met de handhaving, gegevens door van organisaties die na 27 maart 2022 geen UBO’s (op de juiste manier) hebben geregistreerd. Afhankelijk van de ernst van het vergrijp, kan er zowel bestuurs- als strafrechtelijk worden opgetreden. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van een economische delict, op basis waarvan het Openbaar Ministerie tot vervolging kan overgaan. Verder kan er een bestuurlijke boete en/of een last onder dwangsom worden opgelegd. De op te leggen boete bedraagt momenteel € 21.750,- (maximaal).

Kortom

Het is, in het licht van het voorstaande, aangeraden om zo snel mogelijk de UBO’s van de organisatie vast te stellen en deze te (laten) registreren.
Natuurlijk staan de advocaten van Marree + Dijxhoorn advocaten voor u klaar om mee te denken en u hierover te adviseren. Neem contact op met onze praktijkgroep Ondernemingsrecht.